Christer Runestam, Rådgivare inom Business Risk Services på Grant Thornton, menar att det är bra att börja med att se över vilka kanaler organisationen har för att rapportera misstänkta oegentligheter och hur dessa används. Säkerställ att det finns en person eller en grupp av personer som har till uppgift att hantera inkommande ärenden. Det bör också finnas rutiner för ärendehantering med hänsyn till bland annat sekretess och tydliga riktlinjer för medarbetarna. Identifiera organisationens behov av att införa ett visselblåsarsystem och mål med funktionen samt krav på teknisk lösning för visselblåsarrapportering.
Interna regelverk tydliggör organisationens värderingar och det är viktigt att ledning och beslutsfattare föregår med gott exempel. Identifiera därför behov av införande eller utveckling av interna styrande dokument som berör medarbetares ansvar och beteende såsom uppförandekod, riktlinjer, policies och arbetsinstruktioner. Se över om dessa behöver uppdateras eller anpassas för visselblåsarfunktionen.
- Det är också viktigt att kartlägga externa regelverk såsom branschspecifika lagar och regler, kollektivavtal och uppförandekoder hos avtalsparter. Sammanställ vilka lagar och etiska regler som organisationen har att förhålla sig till och vilka misstänkta överträdelser som bör leda till rapportering, säger Christer Runestam.
Genom att implementera en standardiserad process för visselblåsning kan ledtiden förkortas från att ett ärende har rapporterats till dess en utredning är avslutad och åtgärder kan vidtas. Att bygga en tydlig och bra struktur från början är viktigt:
- Identifiera behov av stödfunktioner, nyckelpersoner, roller och fastställ ansvarsfördelning. Tydliggör visselblåsarorganisationen, hur den styrs och vilken roll eller funktion som bär vilket ansvar. Fastställ eskaleringsprinciper vid ärendehantering och hur ärenden ska dokumenteras och rapporteras inom organisationen.
Gör en plan för vad som ska kommuniceras, på vilket sätt, hur ofta och till vilka parter. Det är viktigt att alla medarbetare är väl förtrogna med att visselblåsarfunktionen finns och att även samarbetspartners känner till den. Utöver att kommunicera att organisationen har en visselblåsarfunktion och dess möjliga kontaktvägar är det viktigt att ge konkreta exempel på vad som bör rapporteras.
Policies och riktlinjer i all ära men känner medarbetare inte till var dessa finns och vad som regleras i dem är det mindre troligt att dokumenten bidrar till en sund affärsetik. Det är viktigt att hålla dessa levande, menar Christer Runestam.
- Fundera över vilka risker som finns i er organisation och diskutera etiska dilemman med medarbetare. Uppmuntra till rapportering och upplys om hur visselblåsarsystemet fungerar.
Med vårt nyhetsbrev Target får du varje månad aktuella nyheter likt denna, tips från våra experter och information om kommande evenemang. Vi vill bidra till att ditt företag växer och utvecklas.
