Organisationen behöver ha en beredskap att ta emot och hantera ärenden som kommer in via organisationens visselblåsarsystem inom viss tid. Om tidigare genomförd behovsanalys identifierat behov av att kunna rapportera på flera språk så bör det finnas en beredskap och funktion på plats för detta. Grant Thornton kan som oberoende specialist hantera hela eller delar av er visselblåsarfunktion så som bevakning och beredskap till systemlösning och ärendehantering. Vi kan koordinera och genomföra utredningar såväl nationellt som internationellt.
En bedömning behöver göras av om det som rapporteras är ett ärende för visselblåsarfunktionen eller inte. Det kan även underlätta om de rapporterade ärendena kategoriseras enligt typ av överträdelse så som exempelvis offentlig upphandling, skydd av personuppgifter eller misstänkt penningtvätt. Visselblåsarsystem kan medge anonym kommunikation med visselblåsaren och det kan vara aktuellt att ha kontakt med uppgiftslämnaren för att ta reda på mer information. Mottagaren behöver göra en bedömning av ärendets inriktning och eventuella behov av specialistkompetens.
Bedömning av det rapporterade ärendet bör leda till en rekommendation av åtgärd, hur organisationen ska ta ärendet vidare, såsom förslag till fortsatt utredning.
Information om inkommande ärenden bör regelbundet sammanställas och rapporteras till den roll eller funktion som utsetts som ansvarig för visselblåsarfunktionen. Det är värdefullt att funktionen upprätthåller en överblick av ärenden och status för att hantera potentiella risker men också för att organisationen ska ha möjlighet att fånga upp förbättringsområden. Den föreslagna visselblåsarlagen ställer särskilda krav på bevarande och rensning av rapporter.
Ett bra visselblåsarsystem ger en effektiv och diskret hantering av känsliga ärenden. Det är viktigt att ärenden och dess hantering samt beslut dokumenteras på ett säkert sätt så att inte uppgifter läcker till obehöriga och att personuppgifter skyddas. Det underlättar också om dokumentation sker på ett konsekvent sätt för uppföljning och för att upprätthålla en effektiv process. Dokumentera muntlig rapportering genom inspelning (om uppgiftslämnaren ger sitt samtycke till det) eller genom ett protokoll som uppgiftslämnaren har rätt att justera och godkänna genom underskrift.
Ladda ner vår Visselblåsarguide
* WhistleB annual customer study on organisational whistleblowing 2019
Med vårt nyhetsbrev Target får du varje månad aktuella nyheter likt denna, tips från våra experter och information om kommande evenemang. Vi vill bidra till att ditt företag växer och utvecklas.
