Det är ofta svårt att avgöra substans och sanningshalt i inkomna rapporter och ibland berörs ett flertal aspekter av brott mot interna och externa regler samtidigt. En väl förankrad beredskapsplan underlättar i det läget för organisationen att agera på lämpligt sätt inom rimlig tid. Beredskapsplanen bör tydliggöra vilka åtgärder som ska vidtas och vilka roller inom organisationen som ska involveras. Den bör även vara i linje med övriga styrande dokument inom organisationen. Vi vill också slå ett slag för användarperspektivet:
- Det är viktigt att tänka på att oegentligheter på arbetsplatsen kan ta sig olika uttryck och kan kräva olika åtgärder, så därför bör en alltför detaljerad och komplicerad beredskapsplan undvikas.
När en överträdelse eller ett missförhållande har rapporterats in via organisationens visselblåsarfunktion är det viktigt att agera snabbt. Om det finns grund för misstankarna så är en effektiv hantering av ärendet avgörande för att man ska kunna minimera eventuell ekonomisk förlust, säkra bevis samt med kort varsel kunna kontrollera organisationens tillgångar och kartlägga händelseförlopp.
- Det inledande skedet av utredningen inkluderar bland annat informationsinsamling, säkring av konton och behörigheter, inhämtning av vittnesmål samt åtgärder för att förhindra att potentiella bevis förstörs, säger Christer Runestam.
Många organisationer väljer att anlita en extern specialist för att hantera utredningar av misstänkta oegentligheter. Andra väljer att tillsätta en intern arbetsgrupp bestående av olika nyckelroller. Beroende på ärendets karaktär kan även en oberoende part inkluderas i en intern utredning för att bistå med specialistkunskap. Att en objektiv hantering säkerställs kan medföra en trygghet för de inblandade.
En extern utredningsspecialist bör ha tekniska forensiska verktyg för att på ett säkert, diskret och effektivt sätt kunna inhämta och analysera strukturerad data (såsom bokföring och transaktioner) och ostrukturerad data (såsom dokument, ljudfiler och e-post). En extern part bör även med hjälp av tydliga rutiner, specifika verktyg och kompetens kunna säkerställa att all kommunikation och överföring av information och data sker säkert och konfidentiellt enligt gällande lagar och etiska regler.
En utredning som genomförs antingen internt eller genom att anlita en extern oberoende specialist kan ha en positiv effekt på organisationens förtroendekapital, då det signalerar att frågor om oegentligheter och oetiskt beteende tas på allvar. Risken att oegentligheter upptäcks kan upplevas högre om organisationen väljer att utreda de anmälningar som kommer in, vilket i sin tur kan ha en förebyggande effekt.
- Det är mer effektivt och mindre resurskrävande att arbeta förebyggande mot oegentligheter än att försöka upptäcka och kartlägga dem i efterhand, avslutar Amanda Landqvist.
Ladda ner vår Visselblåsarguide
*ACFE Report to the nations, 2018 global study on occupational fraud and abuse.
Med vårt nyhetsbrev Target får du varje månad aktuella nyheter likt denna, tips från våra experter och information om kommande evenemang. Vi vill bidra till att ditt företag växer och utvecklas.
