Det vanligaste är att semesteråret löper från den 1 april till den 31 mars. Som anställd får man alltså nya semesterdagar att nyttja den 1 april och semestern kan tas ut motsvarande period året efter intjänandet. Hos en del företag sammanfaller intjänandeåret och semesteråret. I samband med semesterårsskiftet finns det några saker du som arbetsgivare bör tänka på.
Kontrollera årets semester i god tid
Det första du bör kontrollera är att dina medarbetare har tagit ut de 20 semesterdagar som de minst måste ta ut enligt Semesterlagen. Det är nämligen ditt ansvar som arbetsgivare att säkerställa detta.
- Om du låter de anställda spara för många semesterdagar riskerar semesterskulden att bli väldigt hög. Detta beror på att värdet av en uttagen semesterdag baseras på aktuell lön hos medarbetaren. Ofta höjs ju lönen varje år och om den anställde får spara fler semesterdagar än vad Semesterlagen tillåter, och kanske även under en längre tid, så riskerar ju även kostnaden för företaget att öka, vilket kan påverka resultatet negativt, säger Lena Guldstrand, löneexpert på Grant Thornton.
För att undvika att resultatet påverkas negativt är det alltså väldigt viktigt i god tid stämma av att semesterlöneskulden är så korrekt som möjligt vid årets slut.
- Semesterskulden ska spegla kostnaden för intjänad semester och lönekonsulten bör göra en månadsvis bedömning så att en ökning respektive minskning av skulden är rimlig. Det är inte kul om man exempelvis vid ett årsbokslut inser att semesterskulden legat fel, säger Pernilla Broberg, löneexpert på Grant Thornton.
Säkerställ inrapportering
Det är också bra att säkerställa att alla typer av frånvaro, som sjukdom, tjänstledighet, föräldraledighet, har rapporterats in på ett korrekt sätt eftersom det påverkar semesterintjänandet.
- Glöm inte heller att semesterersättning ska betalas ut även på rörliga löner som provision, påminner Lena Guldstrand.
Semestern bör tas ut i ledighet
Huvudregeln är att semester främst ska tas ut i ledighet eftersom semester just är till för vila och återhämtning. Ändå får löneexperterna på Grant Thornton ofta frågor om det går att betala ut semesterdagar i form av pengar. Enligt Semesterlagen är detta möjligt endast vid tre tillfällen och arbetsgivare som bryter mot denna regler riskerar enligt lagen att bli skadeståndsskyldiga.
- Om medarbetaren slutar, arbetsgivaren byter semester- och intjänandeår, eller om den anställde inte har kunnat ta ut sin semester på grund av en lång frånvaroperiod under uttagsåret så kan semesterdagarna betalas ut i form av pengar, Pernilla Broberg.
Fyra vanliga fallgropar inför semesterårsskiftet
- Att inte i tid säkerställa att medarbetarna tar ut sina 20 semesterdagar. Detta kan få konsekvenser för lång tid framöver.
- Att semesterdagar betalas ut i pengar – detta är bara möjligt i tre specifika fall.
- Att inte alla typer av frånvaro rapporteras in på ett korrekt sätt – detta påverkar semesterintjänandet.
- Att rörliga löner som provision glöms bort - semesterersättning ska betalas ut även på dessa.
