Förutom vissa grundläggande momskunskaper är det nödvändigt att känna till tre viktiga begrepp när man gör ett utlägg för någon annans räkning. I dagligt tal använder vi oss kanske generellt av begreppet ”utlägg” men för att få momsen rätt behöver man göra en uppdelning av detta i tre olika kategorier:
- Kostnadskomponenter
- Vidarefakturering
- Civilrättsliga utlägg
Kostnadskomponenter
Till kostnadskomponenter räknas inköp för den egna verksamheten. För att kunna tillhandahålla verksamhetens varor eller tjänster görs vissa inköp som sedan kommer att ingå i priset för varorna/tjänsterna vid faktureringen, såsom direkta eller indirekta kostnadskomponenter.
Exempel på kostnadskomponenter kan vara resekostnader såsom, taxi, hotell eller restaurangtjänster. Den ingående momsen på leverantörsfakturan från exempelvis hotellet är avdragsgill så länge den kan kopplas till en bedriven momspliktig verksamhet. Vid faktureringen tillämpas den momssats som i så fall gäller för organisationens specifika varor eller tjänster. Man har ju inte sålt en hotellövernattning (12 procent moms) till kunden. Om organisationens försäljning inte är momspliktig, vilket kan vara fallet för inskränkt skattskyldiga föreningar såsom till exempel idrottsföreningar, saknas avdragsrätt för ingående moms på den inköpta ”kostnadskomponenten” (hotellnatten, taxiresan osv.).
Vidarefakturering
Vidarefakturering avser inköp som inte ingår i ovanstående utan är ett renodlat inköp för någon annans verksamhet. Detta kan förekomma inom grupper med intressegemenskap såsom i koncerner eller mellan olika delar av en organisation till exempel från riksförbund ut till region-/lokalföreningar, mellan regionförbund och till/ mellan lokala föreningar och så vidare. Inköpen hanteras genom att kostnaden vidarefaktureras till den inköpet avser. Den ingående momsen på inköpet, leverantörsfakturan, är avdragsgill så länge en vidarefakturering med moms görs. Vid faktureringen tillämpas den momssats som gäller för just den specifika vara eller tjänst som vidaresäljs.
Om vidareförsäljningen från den inköpande organisationen inte är momspliktig kan avdrag för ingående moms inte göras på inköpet. Se vidare nedan angående risken att en organisation blir skattskyldig till moms vid vidarefakturering.
Civilrättsliga utlägg
Civilrättsliga utlägg gäller inköp som görs i någon annans namn och för någon annans verksamhet. Fakturan avser alltså den andres verksamhet och på leverantörsfakturan anges denne som köpare/fakturamottagare. När det gäller utlägg är det momsmässigt ett utlägg om du kan svara ja på följande två kontrollfrågor: Är det uppenbart för säljaren (leverantören) att det är slutkunden som är köparen?
Står slutkunden även som fakturamottagare? Utlägg hanteras över balansen och resulterar alltså inte i något avdrag för ingående moms eller i att någon utgående moms tas ut. Om det inte är fråga om ett civilrättsligt utlägg hanteras leverantörsfakturan i stället som en kostnadskomponent eller som ett inköp för vidarefakturering, se ovan.
Läs även
Sex skattenyheter att ha koll på hösten 2024
Vidarefakturering kan innebära skattskyldighet
Förutom att förstå skillnaden mellan ovan tre kategorier när det gäller utlägg och vidarefakturering är det också viktigt för organisationer att känna till att en skattskyldighet till moms kan uppstå vid hantering av utlägg exempelvis vid vidarefakturering. En organisation som inte bedriver någon momspliktig verksamhet kan bli skattskyldig till moms med åtföljande plikt att momsregistreras och lämna momsdeklarationer på grund av en vidarefakturering. Det är inte ovanligt att man inom organisationer, stiftelser eller trossamfund delar på kostnader.
Detta kan bli fallet om exempelvis ett riksförbund köper in något som flera regionala och/eller lokala föreningar ska dela på, det skulle kunna gälla marknadsföring eller licenser av något slag. Eftersom inköpen är momspliktiga kommer riksförbundet att få en leverantörsfaktura med moms.
När denna sedan ska delas upp och faktureras övriga föreningar inom organisationen hamnar riksförbundet så att säga i säljarens ställe och säljer därmed en momspliktig tjänst till sin lokala förening. Detta innebär att skattskyldighet till moms uppstår för den säljande parten.
Observera att denna fakturerings- och skattskyldighet endast gäller när de föreningar som vidarefaktureras är egna juridiska personer och inte om kostnader delas mellan avdelningar inom ett och samma förbund (inom en och samma juridiska person).
I vissa fall kan det gå att i stället för att köpa in och sälja vidare, göra inköp för andra föreningar i deras namn och för deras räkning, dvs. att göra ett civilrättsligt utlägg enligt ovan. På så sätt undviker den som gör inköpet att därefter göra en vidareförsäljning som kan vara momspliktig och resultera i skattskyldighet till moms. Inköpet görs ju inte för egen räkning utan direkt för den andra parten/föreningen.
Omsättningströskel
För den som uppfyller villkoren för att vara skattskyldig och därmed registrerad för moms kan det finnas möjlighet att fortsätta stå utanför momssystemet. Det gäller om omsättningen på årsbasis understiger 80 000 kronor (ex moms).
Tjänster
Vi kan hjälpa er med: Moms, punktskatt, tull
