Automatisering ger tid till affärer

Corporater effektiviserar sina kunders arbete med verksamhetsstyrning, rapportering och uppföljning. Själva fokuserar de på att göra affärer och tar extern hjälp med ekonomihantering.

Corporater är ett globalt it-företag som säljer avancerad programvara för verksamhetsstöd. Företagets svenska bolag använder den digitala plattformen från Grant Thornton.

– Vi använder i princip alla delar av Grant Thorntons digitala portal. Det är smidigt och tillför enbart positiva värden för oss. Ett bra system i kombination med snabb, proaktiv service gör att inget faller mellan stolarna. Det är det viktigaste för mig, och det är i princip samma argument som vi använder när vi säljer vår egen programvara, säger Andreas Jakobsson, vd på Corporater AB. Andreas menar att användandet av digitala tjänster främst är en effektivitetsfråga och att Corporater vill ha en leverantör som kombinerar smarta system med rådgivning.

– Vi är fortfarande så pass små i Sverige så att vi inte kan hålla oss med den kompetensen själva. Vår rapportering är inte så komplex men den  ställer ändå en del krav. Att manuellt samla och sammanställa data är väldigt tidskrävande, jag vill hellre ha siffrorna levererade så jag kan fokusera på analysen och få mer tid till att göra affärer.

Slipper pappershanteringen
Han uppskattar bland annat att allt som är kopplat till ekonomin finns samlat på ett ställe.

– Det är lätt att skicka dokument mellan oss och Grant Thornton, att följa upp ärenden och attestera exempelvis lönefiler. Det går alltid att logga in och se alla siffror löpande och vi får dessutom regelbundet ut färdiga bolags- och koncernrapporter.

Corporater använder också elektronisk  fakturahantering och kvittotjänsten för att redovisa utlägg.

– Kvittohanteringen är en bra tjänst eftersom vi vill ha allting digitalt och samlat. Vi slipper all form av pappershantering. Själv väntar jag till månadsslutet med att fota kvittona, så för mig är det kanske inte tidsvinsten som är den största fördelen utan att det känns mycket tryggare att hantera kvittona i ett digitalt flöde.

En annan del av den digitala portalen som Corporater använder är lönehantering.

– Den är bra för den bara funkar. Alla medarbetare tidrapporterar löpande där, och det utgör underlag för både fakturering och löneutbetalning. Underlaget används också i koncernrapporteringen, så det är bra att allt är samlat.

3 tips för effektivisering

• Kommunicera strategierna tydligt i organisationen.
• Digitalisera administrationen, såväl den dagliga ekonomihanteringen som det övergripande arbetet med rapporter och uppföljning.
• Följ upp att alla verkligen arbetar med rätt saker för att nå målen.

Automatisera, kommunicera, följ upp
Det finns naturligtvis fler sätt att effektivisera bolagets administration än att sköta sina företagsekonomiska ärenden online. Utifrån sin erfarenhet och Corporaters kundkrets bedömer Andreas att många företag kan effektivisera verksamheten och spara mycket tid dels genom att automatisera sitt rapportarbete, dels genom tydligare kommunikation och uppföljning av strategierna. Corporaters egen programvara, Enterprise Performance Management suite, är en plattform för verksamhetsstyrning, rapportering och uppföljning.

– Allt fler företag börjar i dag arbeta med beslutsstöd (business intelligence). Tyvärr misslyckas sju av tio lösningar. Anledningen är att de bara plockar fram uppgifter utifrån datadrivna modeller och sedan stannar där. Vi tar det vidare med en plattform som är byggd på affärsmodeller. Det ger bättre möjlighet att jobba vidare, planera verksamheten och använda materialet som stöd i det dagliga arbetet på både strategisk och praktisk nivå. Dessutom automatiseras rapporteringsprocesserna fram till kompletta rapporter.

Andreas påpekar att uppskattningsvis 95 procent av alla företag idag genomför sina rapporteringsprocesser i Excel. Många jobbar då utifrån en beslutsstödsfunktion och klipper in i Excel och Powerpoint.

– Arbetet med att samla data, klippa och klistra är lätt att automatisera och det ger snabbt stora tidsvinster. Med ett system som automatiserar  informationsinhämtningen, paketerar för analys och genererar färdiga rapporter sparar du otroligt mycket tid. Vi hanterar till exempel 3 500 årsredovisningar för en av våra kunder, med den volymen är det lätt att inse att varje sekund man sparar ger en stor hävstångseffekt.

Corporater kommer ofta i kontakt med strategiarbetet högt upp i organisationen  hos de medelstora och stora bolag som utgör den huvudsakliga kundgruppen.

– På ett mer övergripande och långsiktigt plan är det viktigt för alla företag att kommunicera sina strategier och att koppla allt man gör till strategierna. Jag brukar ibland använda metaforen att strategierna ska fungera som en magnet för järnfilspån. Men budskapet från styrelsen och ledningsgruppen suddas ofta ut på väg ner genom organisationen. Därför räcker det inte att bara skicka ut information, man måste säkerställa att alla verkligen jobbar åt rätt håll. Det är kostsamt att göra fel saker och lönsamt att göra rätt, avslutar Andreas.